Régies immobilières
Chaque annonce de dégât saisie, chaque demande de locataire traitée. Même quand elle arrive à 23 heures par e-mail.
Dans une régie, beaucoup de demandes arrivent par écrit : par e-mail, par le formulaire de contact, parfois par téléphone. L'assistant lit chacune d'elles, comprend de quoi il s'agit, ouvre le dossier dans votre logiciel de gérance et informe la personne responsable.
Ce qui se passe aujourd'hui à la régie
- L'annonce de dégât arrive le vendredi soir par e-mail et attend lundi.Entre-temps, le locataire a appelé trois fois.
- Un locataire écrit que la machine à laver ne fonctionne plus. Dans quel immeuble, il ne le dit pas.Suivent trois e-mails d'aller-retour.
- L'artisan attend l'ordre, l'ordre attend la gérante.Le locataire attend les deux.
- Les questions sur le décompte des frais accessoires arrivent chaque année à la même période.Et chaque année, quelqu'un y répond à la main.
E-mail, formulaire et téléphone : une seule entrée
Que l'annonce arrive par e-mail, par le formulaire de votre site ou par téléphone, elle aboutit dans le même système, avec les mêmes informations, chez la bonne personne.
Ce que l'assistant prend en charge
Annonces de dégât
Il relève l'immeuble, l'appartement, le type de dégât et l'urgence, ouvre un ticket et transmet les urgences au service de piquet.
Demandes de locataires
Il répond aux questions récurrentes à partir de votre base de connaissances, par exemple sur la buanderie, les places de parc ou le règlement de maison, et transmet le reste avec un résumé.
Mandats aux artisans
Il transmet l'ordre à l'artisan concerné avec l'adresse, le contact du locataire et la description, puis relance jusqu'à ce que le rendez-vous soit fixé.
Résiliations
Il reconnaît les résiliations, confirme la réception et ouvre le dossier pour la personne responsable.
Questions sur les frais accessoires
Il répond aux questions générales sur le décompte et transmet les contestations à la comptabilité.
Parlons de vos demandes entrantes.
En 20 minutes, nous regardons ensemble à quoi cela ressemblerait dans votre entreprise.